Benefits · Ratgeber für Arbeitgeber
Betriebliche Umlage-Verbesserung: mehr U1-Erstattung sichern
Fällt ein Mitarbeiter durch Krankheit aus oder eine Mitarbeiterin durch Mutterschutz, zahlst du als Arbeitgeber die Lohnfortzahlung. Über die Umlage U1 und U2 bekommst du einen Teil davon von der Krankenkasse erstattet. Wie viel, hängt vom Satz ab, den du wählst, und von der Satzung der Kasse. Die Erstattung gibt es nur auf Antrag.
Die Umlage U1 erstattet Arbeitgebern mit in der Regel höchstens 30 Arbeitnehmern einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit. Gesetzlich sind es 80 Prozent, die Satzung deiner Krankenkasse kann niedrigere Sätze vorsehen, aber nicht unter 40 Prozent. Die Umlage U2 gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße, und erstattet in vollem Umfang den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und das Entgelt bei Beschäftigungsverbot, dazu die darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge. Die Umlage zahlst du als Prozentsatz vom Entgelt, die Erstattung bekommst du nur auf Antrag.
1Was ist U1, was ist U2
| Umlage U1 | Umlage U2 | |
|---|---|---|
| Auslöser | Krankheit eines Mitarbeiters | Mutterschutz einer Mitarbeiterin |
| Pflichtig für | Arbeitgeber mit in der Regel höchstens 30 Arbeitnehmern (Auszubildende und schwerbehinderte Menschen zählen nicht mit, Teilzeitkräfte anteilig) | alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe |
| Erstattet wird | bis zu 80 % der Lohnfortzahlung, je nach Satzung der Kasse (wählbar, nicht unter 40 %) | in vollem Umfang: Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Entgelt bei Beschäftigungsverbot und die darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge (manche Kassen erstatten pauschal) |
| Gilt auch ohne Frauen im Betrieb? | nicht relevant | ja, Pflicht unabhängig von der Belegschaftsstruktur |
So zählt die Grenze von 30: Du nimmst an der U1 teil, wenn du im Vorjahr in mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hast. Auszubildende und schwerbehinderte Menschen zählen nicht mit, Teilzeitkräfte zählen mit 0,25 (bis 10 Wochenstunden), 0,5 (bis 20) oder 0,75 (bis 30 Wochenstunden). Die Kasse stellt das jeweils zum Jahresbeginn fest.
2Wer ist umlagepflichtig, wer ist befreit
- Grundsatz: Die U2 gilt für alle Arbeitgeber. An der U1 nimmst du teil, wenn du in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigst.
- Von der U1 ausgenommen (§ 11 Abs. 1 AAG): Bund, Länder, Gemeinden und andere öffentliche Arbeitgeber, zivile Arbeitskräfte bei ausländischen Streitkräften, Hausgewerbetreibende und bestimmte gleichgestellte Personen sowie die Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege.
- Von U1 und U2 ausgenommen (§ 11 Abs. 2 AAG): mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Unternehmers sowie bezuschusste Einstiegsqualifizierungen und geförderte außerbetriebliche Berufsausbildungen.
- Auch von U1 und U2 ausgenommen: Menschen mit Behinderungen im Arbeitsbereich anerkannter Werkstätten.
- Kurzfristige Aushilfen: Bei der Berechnung der U1-Umlage bleiben Entgelte von Beschäftigten außer Ansatz, deren Beschäftigungsverhältnis nicht länger als vier Wochen besteht und bei denen wegen der Art der Beschäftigung kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung entstehen kann (§ 7 Abs. 2 AAG).
3Erstattungsrechner: deine Beispielrechnung
Bruttolohn und Ausfalltage eingeben, Erstattungssatz einstellen. Der Rechner zeigt dir die Beispiel-Erstattung.
Beispielrechnung, keine Zusage. Der genaue Erstattungsbetrag hängt von der Satzung deiner Krankenkasse ab. Tageslohn vereinfacht als Bruttolohn ÷ 30 gerechnet.
4Warum sich die Wahl des Erstattungssatzes lohnt
Ein höherer Erstattungssatz bedeutet meist einen höheren Umlagesatz, dafür planbarere Liquidität bei Ausfällen. Ob sich das lohnt, hängt von Krankheitsquote und Altersstruktur deiner Belegschaft ab. Wichtig zu wissen: Gesetzlich erstattet die Kasse 80 Prozent, ihre Satzung kann niedrigere Sätze vorsehen, aber nicht unter 40 Prozent. Welche Sätze du wählen kannst, legt jede Kasse selbst fest. Die DAK bietet zum Beispiel 50, 60, 70 und 80 Prozent, die TK 50, 70 und 80 Prozent.
5So gehst du vor
- Aktuellen Satz prüfen: Bei welchen Krankenkassen sind deine Mitarbeitenden versichert und welchen U1-Satz erstattet jede dieser Kassen?
- Satz wählen: Liegt der Satz am unteren Ende, prüfe bei jeder Kasse, ob die Satzung einen höheren Erstattungssatz anbietet. Gewählt wird für ein Kalenderjahr.
- Optimieren und dokumentieren: Wir prüfen deinen Satz kostenlos mit.
6Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Umlage U1 und U2?
U1 erstattet einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit und gilt für Arbeitgeber mit in der Regel höchstens 30 Arbeitnehmern. U2 erstattet bei Mutterschutz in vollem Umfang den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und das Entgelt bei Beschäftigungsverbot, dazu die darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge. Sie gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe.
Muss ich als kleiner Betrieb mit wenigen Mitarbeitern auch teilnehmen?
Meistens ja. Die U2 gilt für alle Arbeitgeber. An der U1 nimmst du teil, wenn du in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigst. Ausnahmen gelten nur für bestimmte Arbeitgeber und Beschäftigtengruppen, die § 11 AAG nennt.
Gilt die U2 auch, wenn ich keine Frauen beschäftige?
Ja. Die U2-Pflicht gilt unabhängig von der tatsächlichen Belegschaftsstruktur. Auch ein reiner Männerbetrieb zahlt die Umlage.
Wie hoch ist die Erstattung bei U2 genau?
In vollem Umfang erstattet werden der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und das Arbeitsentgelt, das du bei einem Beschäftigungsverbot weiterzahlst (Mutterschutzlohn), dazu die auf dieses Entgelt entfallenden Arbeitgeberbeiträge. Manche Kassen erstatten die Arbeitgeberbeiträge pauschal, die DAK zum Beispiel mit 21,50 Prozent, höchstens die tatsächlich gezahlten Beiträge.
Kann ich den Erstattungssatz nachträglich wechseln?
Nur zum Jahreswechsel. Du wählst den Erstattungssatz für ein Kalenderjahr. Bei DAK und TK muss die Wahl bis zur Fälligkeit der Umlage für Januar vorliegen und gilt dann für das ganze Kalenderjahr. Andere Kassen regeln das in ihrer Satzung. Die Kasse selbst kannst du dafür nicht wechseln, es zählt die Kasse deiner Mitarbeitenden.
Gilt die Erstattung auch in den ersten Wochen eines neuen Arbeitsverhältnisses?
Nein. Für Krankheitstage in den ersten vier Wochen eines neuen Arbeitsverhältnisses gibt es keine Erstattung. Das gilt laut Bundessozialgericht (Urteil vom 18.08.2022, B 1 KR 24/21 R) auch dann, wenn dein Tarifvertrag die Lohnfortzahlung schon ab dem ersten Tag vorsieht.
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Die Umlageverfahren U1 und U2 beruhen auf dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Den genauen Erstattungssatz der U1 legt jede Krankenkasse per Satzung selbst fest. Dieser Ratgeber ist allgemeine Information, keine Steuer-, Rechts- oder Versicherungsberatung. Stand der Prüfung: 24. Oktober 2026. Quellen: Aufwendungsausgleichsgesetz, DAK, TK, Minijob-Zentrale, Bundessozialgericht B 1 KR 24/21 R.
